INTRODUCCIÓN:
En la actualidad las empresas tienen que competir
no sólo con empresas de la misma región, sino que se presenta una competencia
cada vez mayor con otras empresas de otros lugares y países, lo anterior debido
a la globalización que se ha estado presentando. Es por lo anterior que las
empresas deben buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia una productividad
y calidad mayor para poder ser competitivos. Una de estas herramientas o
fórmulas es el Benchmarking.
En este trabajo se presentará primeramente una breve perspectiva
histórica sobre el benchmarking para tener una idea clara sobre cuáles han sido
los pasos o la evolución del mismo que lo ha llevado a convertirse en una
herramienta tan usada y valiosa para la mejora de las empresas que la utilizan.
De igual manera se presentará una definición que describa de forma clara lo que
es benchmarking.
Existen un gran número de autores
que han escrito sobre el tema, por lo que el número de definiciones sobre el
tema es muy variado también, igualmente variado es el tipo de métodos para
hacer benchmarking, ya que dependiendo del autor o de la empresa donde se haya
practicado este proceso son los pasos y fases del estudio. En este trabajo
presentaremos diferentes tipos de procesos usados de manera que las empresas
puedan elegir el método que mejor les acomode dependiendo de el giro,
estructura, tamaño, recursos, etc. de la misma.
PERSPECTIVA
HISTORICA:
La cronología que se presenta aquí
es la de Xerox Corporation. Xerox tuvo la fortuna de descubrir y aplicar benchmarking
a principios de su campaña para combatir la competencia. La experiencia de
Xerox muestra la necesidad y la promesa de benchmarking.
En 1979 Xerox inició un proceso
denominado benchmarking competitivo. Benchmarking se inició primero en las
operaciones industriales de Xerox para examinar sus costos de producción
unitarios. Se hicieron comparaciones de productos seleccionados y se hicieron
comparaciones de la capacidad y características de operación de máquinas de
copiar de los competidores y se desarmaron sus componentes mecánicos para
analizarlos. Estas primeras etapas de benchmarking se conocieron como
comparaciones de calidad y las características del producto.
El benchmarking se formalizó con
el análisis de las copiadoras producidas por Fuji - Xerox, la afiliada japonesa
de Xerox, y más tarde otras máquinas fabricadas en Japón. Se identificó que los
competidores vendían las máquinas al mismo precio que a Xerox les costaba
producirlas por lo que se cambió el estilo de producción el EUA para adoptar
las metas de benchmark fijadas externamente para impulsar sus planes de
negocios. Debido al gran éxito de identificar los nuevos procesos de los
competidores, los nuevos componentes de fabricación y los costos de producción,
la alta gerencia ordeno que en todas la unidades de negocios se utilizara el
benchmarking y el 1983 el director general ordenó la prioridad de alcanzar el
liderazgo a través de la calidad y benchmarking se contempló, junto con la
participación de los empleados y el proceso de calidad, como fundamental para
lograr la calidad en todos los productos y procesos.
Antes de 1981 la mayoría de las
operaciones industriales hacían las comparaciones con operaciones internas,
benchmarking cambió esto, ya que se empezó a ver la importancia de ver los
procesos y productos de la competencia, así como el considerar otras
actividades diferentes a la producción como las ventas, servicio post venta,
etc. como partes o procesos capaces de ser sometidos a un estudio de
benchmarking. Aunque durante esta etapa de benchmarking ayudó a las empresas a
mejorar sus procesos mediante el estudio de la competencia, no representaba la
etapa final de la evolución de benchmarking, sino que después se comprendió que
la comparación con la competencia aparte de ser difícil, por la dificultad de
conseguir y compartir información, sólo nos ayudaría a igualarlos, pero jamás a
superarlos y a ser más competitivos. Fue por lo anterior que se buscó una nueva
forma de hacer benchmarking, que permitiera ser superiores, por lo que se llegó
a la reconocer que benchmarking representa descubrir las mejores prácticas
donde quiera que existan.
DEFINICION DE BENCHMARKING:
Como ya se mencionó antes, existen
varios autores que han estudiado el tema, y de igual manera se han presentado
varias definiciones de lo que es benchmarking, A continuación se presentan
algunas definiciones.
Definición Formal.
Se derivó de la experiencia y los
éxitos de los primeros días de aplicar las técnicas de benchmarking al área de fabricación:
Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios
y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas
como líderes en la industria.
(David T. Kearns, director general de Xerox Corporation).
Esta definición presenta aspectos
importantes tales como el concepto de continuidad, ya que benchmarking no sólo
es un proceso que se hace una vez y se olvida, sino que es un proceso continuo
y constante. Otro aspecto es el de la medición, ya que esta está implicada en
el proceso de benchmarking, pues se tienen que medir los procesos propios y los
de otras empresas para poder compararlos. También se puede ver en esta
definición es que se puede aplicar benchmarking a todos las facetas del
negocio. Y finalmente la definición implica que el benchmarking se debe dirigir
hacia aquellas empresas y funciones de negocios dentro de las empresas que son
reconocidas como las mejores o como los líderes de la industria.
Definición del Webster´s.
Esta definición también es
informativa y define benchmarking como :
Una
marca del agrimensor... de una posición previamente determinada... y que se usa
como punto de referencia... un estándar mediante el cual se puede medir o
juzgar algo.
Sirve para reforzar la idea de que
benchmark es un estándar para la comparación de otros objetos o actividades. Es
un punto de referencia a partir del cual se medirán otros.
Definición de trabajo.
Es la definición desde el punto de
vista de alguien que ha trabajado en el proceso durante varios años y lo ha
puesto en práctica muchas veces, y es :
Benchmarking
es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un
desempeño excelente. (Robert C. Camp).
Esta definición es comprensible
para las unidades de negocios y funciones orientadas hacia las operaciones. La atención
se centra en las prácticas. Insiste en las prácticas y la comprensión de las
mismas antes de derivar una métrica de benchmarking. Las mediciones de
benchmarking se contemplan como el resultado de comprender las mejores
prácticas, no como algo que pueda cuantificar primero y comprender después. Se
concentra en lograr el desempeño excelente, el dantotsu, la mejor de las
prácticas, la mejor de su clase, la mejor de su especie. Es una definición
proactiva ya que es un esfuerzo positivo y calculado para obtener la
cooperación de los socios en el benchmarking.
Benchmarking es la justificación
más creíble para todas las operaciones. Es poca la discusión que pueda existir
sobre la posición de un gerente si ha buscado lo mejor de la industria y lo ha
incorporado a sus planes y procesos.
Entre otras definiciones tenemos
la extraída del libro BENCHMARKING de Bengt Kallöf y Svante Östblom la cual es
:
Benchmarking
es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en
términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y
organizaciones que representan la excelencia.
Como vemos en esta definición se
vuelve a mencionar el hecho de que benchmarking es un proceso continuo. También
se presenta el termino de comparación y por ende remarca la importancia de la
medición dentro del benchmark. Estos autores se centran, a parte de la
operaciones del negocio, en la calidad y en la productividad de las mismas,
considerando el valor que tienen dichas acciones en contra de los costos de su
realización lo cual representa la calidad, y la relación entre los bienes
producidos y los recursos utilizados para su producción, lo cual se refiere a
la productividad.
Benchmarking.- Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios
y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras
organizacionales. Michael J. Spendolini.
LO
QUE ES, LO QUE NO ES
- Benchmarking no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Los recursos de resignarán a la forma más efectiva de apoyar las necesidades de los clientes y obtener la satisfacción de los mismos.
- Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de la administración que requiere una actualización constante - la recopilación y selección constante de las mejores prácticas y desempeño externos para incorporarlos a la toma de decisiones y las funciones de comunicaciones en todos los niveles del negocio. Tiene que tener una metodología estructurada para la obtención de información, sin embargo debe ser flexible para incorporar formas nuevas e innovadoras.
- Benchmarking no es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requieran buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito.
- Benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.
- Benchmarking no sólo es una moda pasajera, sino que es una estrategia de negocios ganadora. Ayuda a tener un desempeño excelente.
- Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de vista externo que asegure la corrección de la fijación de objetivos.
- Es un nuevo enfoque administrativo. Obliga a la prueba constante de las acciones internas contra estándares externos de las prácticas de la industria.
- Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para permanecer competitivos más bien que en el interés personal, individual. Elimina la subjetividad de la toma de decisiones.
CONCLUSIONES SOBRE LAS DEFINICIONES:
Por lo que podemos ver existen
varias definiciones sobre lo que es benchmarking, y aunque difieren en algunos
aspectos también se puede notar que concuerdan o presentan una serie de
elementos comunes. Para empezar en la mayoría de ellas se resalta el hecho de
que benchmarking es un proceso continuo y no sólo una panacea que al aplicarla
en nuestra empresa resuelva los problemas de la misma, sino que es un proceso
que se aplicará una y otra vez ya que dicho proceso está en búsqueda constante
de las mejores prácticas de la industria, y como sabemos la industria está en
un cambio constante y para adaptarse a dicho cambio desarrolla nuevas prácticas,
por lo que no se puede asegurar que las mejores prácticas de hoy lo serán
también de mañana.
Otro de los puntos importantes que
se mencionan es el hecho de que benchmarking no es una receta de cocina, sino
que es un proceso de descubrimiento y aprendizaje continuo en el cual es de
suma importancia el concepto de medición y de comparación.
También se vio en las diferentes
definiciones que este proceso no sólo es aplicable a las operaciones de
producción, sino que puede aplicarse a todas la fases del negocio, desde
compras hasta los servicios post venta, por lo que benchmarking es una
herramienta que nos ayuda a mejorar todos los aspectos y operaciones del
negocio, hasta el punto de ser los mejores en la industria, observando aspectos
tales como la calidad y la productividad en el negocio.
De igual manera podemos concluir
que es de suma importancia el hecho de que este proceso se concentrará en las
prácticas y operaciones de negocios de las empresas que sean reconocidas como
las mejores prácticas de la industria. Por lo cual es una nueva forma de
administrar ya que cambia la práctica de compararse sólo internamente a comparar
nuestras operaciones en base a estándares impuestos externamente por las
empresas reconocidas como los líderes del negocio o aquellos que tienen la excelencia
dentro de la industria.